袁岳锋：酒店存货管理的要点

深海再深不及深

酒店库存管理是一门非常繁杂且重要的工作，每一个环节都需关注，需要各部门的配合，而不仅仅是财务部一个部门的事务，只有上层重视，制度保障，全员关注，库存管理工作才能得到有效的开展，真正的为酒店的经营保驾护航。  
       
       


       

               

                       

                               
                       

                               

                                                        ·行业分析师　袁岳锋
                                        　　毕业于浙江大学旅游管理系。大学毕业之后一直任职于中国酒店集团前五强——开元酒店集团。现任常州太湖湾开元度假村市场销售总监。【博客】
               
       


　　随着物价指数的日益上涨，酒店的经营成本压力越来越大，属于酒店流动资产的存货更加凸显出其作为营运资本的一面，也就是说存货占用资金的负面影响被日益凸显，而变现的能力由于酒店行业的特殊性而被缩小，因此存货管理的重要性也日趋凸显，存货管理的好坏不仅直接影响占用资金的多少，存货成本的多少，而且会直接造成资源的浪费。存货分为在途存货跟库房中的存货，酒店作为服务性企业，在财务账目中体现的主要是库存中的存货，因此本文中所讲的内容也都是特指库房中的存货。本文主要从酒店存货的特点、存货管理的组织机构以及酒店存货管理的要点三个方面来对酒店的存货管理进行阐述，研究如何进行科学的存货管理，在保证酒店安全经营的同时，避免资源的浪费和闲置、减少酒店资金的占用，具体见下文。

　　一、酒店存货的特点

　　制造型企业的存货是相对固定的，存货是由产品和销售情况决定的，产品的研发相对时间周期较长，在一段时间内产品不会发生变化，而只要产品不变化就不会有新的存货，而酒店则不同，主要是由于酒店的经营在常态经营的基础上有许多变化，经营产品随时可能会进行调整，比如菜肴，导致了酒店存货在品种、数量上都存在更大的可变性和不可控性，具体如下：

　　1、存货的种类繁多且不固定

　　酒店存货的种类非常繁多且不固定，是由于酒店产品的丰富性造成的，而且产品还经常性的调整，比如菜肴，酒店每隔一段时间就会推出新菜，自然就会需要购置新的食品原材料、餐具等。

　　2、存货数量的不确定性

　　酒店虽然也有预订管理，但很多货物的需求很难提前一段时间就可以预知，尤其是在餐饮原材料方面，因此餐饮食品原材料的下单往往是提前一两天才操作，就是为了减少由于不确定性造成的浪费。

　　3、存货的时效性较强

　　酒店存货中诸如餐饮原材料、调味品等都有较强的时效性，超过有效期就会造成浪费，这就要求酒店存货预测工作的准确性更高。

　　二、酒店存货管理的组织机构

　　酒店存货的特点决定了酒店的存货管理是一项非常细致且繁杂的管理工作，这也要求必须有相匹配的组织机构和专业的人员来进行专项的管理，否则必然会导致一系列的管理问题。从仓库的设置来看，分为一级库和二级库，一级库主要是负责酒店整体货物的出入库，可以称为总仓，而二级库的设置是为了方便使用部门的操作、提高工作效率而设的，具体的设置可以根据酒店的规模进行调整（本文主要按照300间以上客房规模的酒店来进行设置）。从组织机构来说，酒店存货管理的总负责部门是财务部，主要负责一级库的日常管理，二级库主要由相应的使用部门来负责管理，如餐饮二级库由餐饮部指派专人进行管理。具体见下表：


       

　　从上表中可以看出，酒店一级库内的物品并不是非常多，财务部更多的是行使出入库的管理职责，除了个别的物品需放置在一级库内，大多数都是将货物的放置转移到了二级库，由于放置地点的转移，财务部除了做好所有货物的出入库管理外，对二级库的管理也需进行监督并定期进行盘点，避免管理漏洞的产生。

　　二、酒店存货管理的要点

　　说到酒店存货管理，不得不先说酒店存货管理的环节，存货管理的要点也就是做好各个环节的把控。具体来说，存货管理的环节主要包括订货量的确定、出入库的操作以及闲置物品的处理，接下来就针对这些环节阐述一下如何做好存货的管理。

　　1、预测要准确

　　订货量预测的准确性直接关系到库存管理的合理与否，也关系到酒店资金的使用合理与否，因此订货量的预测工作是存货管理工作中最基础、最首要的工作。由于酒店货物品种的繁多、时效性强等特点，使得酒店订货量的预测工作也相对应的更加复杂，从订货的方式来看有定量订货跟定期订货两张，但在酒店实际的操作中往往是两者结合，接下来笔者就针对几种主要的货物进行举例说明。

　　（1）常备客用印刷品、客房消耗品等：这些货物的消耗主要跟经营情况有关，比如客房消耗品的预测是建立在对客房出租率的预测基础上，一般来说会订三个月的货物量，同时根据库存情况进行适当的调整（比如实际使用量低于上一批的进货量，那么在预测的基础上适当降低下一批的订货量，反之亦然）举例如下：某酒店有100间客房，每间客房配备2个牙刷，接下来三个月的预测出租率分别为30%、30%、40%，仓库里预计到这批牙刷运至酒店后仍剩下50支（这里的50只库存得考虑货物的交货周期，需扣除交货周期内的消耗量，而不是订货当时的库存量），那么本批次的牙刷进货量Q=100*（30%+30%+40%）*2*（1+10%）-50=170支（公式里的10%为酒店自行设定的误差率，避免经营超过预期后导致牙刷不足，这个数字每家酒店可以根据自己酒店经营预测的误差率自行设定）；